बैठक में मतगणना से सम्बन्धित विभिन्न पहलुओं पर चर्चा करते हुए जिलाधिकारी ने निर्देश दिए कि मतगणना हेतु सभी आवश्यक प्रपत्र यथाशीघ्र छपवाकर उनके टेबलवार पैकेट्स 30 तारीख तक बनवाना सुनिश्चित कर लिया जाए, साथ ही यह भी सुनिश्चित किया जाए कि कोई भी प्रपत्र छूटने न पाये। उन्होंने बताया कि निर्वाचन आयोग के निर्देशानुसार मतगणना में लगे कार्मिकों का रैण्डमाइजेशन प्रातः 05 बजे पूर्ण किया जायेगा तथा उन्हें आवश्यक प्रपत्रों के पैकेट्स उपलब्ध कराते हुए सम्बन्धित मतगणना टेबल पर प्रातः 07 बजे तक उपस्थिति सुनिश्चित कर ली जाए, ताकि मतगणना समय से प्रारम्भ की जा सके। उन्होंने निर्देशित किया कि स्ट्रांग रूम खोलने के दौरान उसकी वीडियोग्राफी कराई जाए तथा आयोग के निर्देशानुसार अग्रिम कार्यवाही सुनिश्चित की जाय। उन्होंने निर्देश दिए कि मतगणना हेतु नियुक्त माइक्रो आब्जर्वर का प्रशिक्षण यथाशीघ्र पूर्ण कराना सुनिश्चित किया जाय तथा एक प्रशिक्षण सम्बन्धित प्रेक्षक महोदय की उपस्थिति में कराया जाए। उन्होंने मतगणना कार्मिकों को भी प्रशिक्षण दिए जाने के निर्देश दिए।

बैठक में जिलाधिकारी ने समस्त एआरओ को निर्देशित किया कि मतगणना को पारदर्शी बनाये जाने एवं आयोग के निर्देशानुसार विभिन्न राजनैतिक दलों के मतगणना एजेंटों को परिचय पत्र विधानसभावार अलग-अलग कलर कोड के जारी किये जायें, जिस पर जिला निर्वाचन अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किये जायेंगे। इसी प्रकार मतगणना कार्मिकों तथा मतगणना के अन्य कार्यों हेतु नियुक्त कार्मिकों के भी परिचय पत्र अलग-अलग कलर कोड के कार्यों के अनुसार बनाये जायें। उन्होंने हर राउण्ड की फीडिंग समय से पूर्ण कराने के लिए सम्बन्धित एआरओ को जिम्मेदारी सौंपी है, साथ ही उनकी सहायता के लिए सहायकों की भी नियुक्ति किये जाने के निर्देश दिए। उन्होंने आरओ टेबल पर सभी व्यवस्थाओं को सुचारू रूप से संचालित करने के लिए राजपत्रित अधिकारी को नियुक्त करने के भी निर्देश दिए।

उन्होंने सभी सम्बन्धित एआरओ को निर्देशित किया है कि चुनाव आयोग के निर्देशानुसार प्रत्येक विधानसभा की 05 वीवीपैट मशीनों की पर्चियों का मिलान कन्ट्रोल यूनिट्स के अनुसार किया जाय, जिसके लिए वीवीपैट मशीन का चुनाव रैण्डमली लाटरी सिस्टम के आधार पर किया जायेगा तथा चयनित वीवीपैट मशीन की पर्चियों की गणना वीवीपैट काउण्टिंग बूथ में होगी, यह सम्पूर्ण प्रक्रिया माइक्रो आब्जर्वर की उपस्थिति में वीडियोग्राफी कराते हुए सम्पन्न कराई जायेगी तथा वीवीपैट मशीन की पर्चियों का सम्बन्धित प्रपत्र पर अंकन करने के उपरान्त अलग से सील की जायेंगी।

बैठक के दौरान मुख्य विकास अधिकारी श्रीमती प्रतिभा सिंह, अपर जिलाधिकारी (नगर) श्री अनूप कुमार, अपर जिलाधिकारी (वि0/रा0) श्रीमती शुभांगी शुक्ला, अपर जिलाधिकारी (न्यायिक) श्री धिरेन्द्र सिंह, सिटी मजिस्ट्रेट श्री वेद सिंह चौहान एवं समस्त उप जिलाधिकारी, सहित अन्य सम्बन्धित अधिकारीगण उपस्थित रहे।